Comment préparer efficacement un entretien annuel en tant qu’employeur ?

Véritable outil de gestion des ressources humaines, l’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous important dans l’entreprise. Et ce, aussi bien pour les salariés concernés que pour l’employeur. Sa mise en œuvre est-elle obligatoire ? Quels sont les objectifs de ce moment d’échanges entre un manager et les membres de son équipe ? Comment le préparer et le mener ? Quel est le suivi à apporter ? Voici ce qu’il faut savoir pour réussir un entretien annuel en tant qu’employeur.

Entretien annuel d’évaluation : tout ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation ?

Il s’agit d’un entretien individuel entre un salarié et son supérieur hiérarchique.

Organisé à l’initiative de l’employeur, ce rendez-vous généralement annuel est un temps d’échanges entre un manager par exemple et chacun de ses collaborateurs. Les entretiens annuels d’évaluation sont destinés notamment à faire le point sur les performances de l’année et le travail accompli par les salariés afin de fixer les objectifs de l’année à venir.

En effet, l’employeur a le droit d’évaluer les aptitudes professionnelles du salarié. À cet effet, il peut mettre en œuvre au sein de son entreprise l’une des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles autorisées. Tout comme l’élaboration d’un système de notation de ses collaborateurs, l’entretien annuel en est une.

Conformément à l’article L.1222-3 du Code du travail, les salariés ne peuvent être convoqués « par surprise » ni refuser les entretiens annuels à partir du moment où ils ont été informés, préalablement à sa mise en œuvre, de la pratique d’évaluation utilisée dans l’entreprise.

Par contre, l’employeur a l’obligation de consulter le Comité Social et Économique (CSE) avant de mettre en place un système d’évaluation annuel dans sa société.

Quels sont les objectifs d’un entretien individuel annuel ?

Pour le manager, ces entretiens individuels ont vocation à :

• Faire le bilan de l’année écoulée.
• Évaluer de manière objective le salarié concernant ses compétences, ses qualités, ses performances, son comportement, les projets menés à bien, les résultats obtenus.
• Définir les objectifs à atteindre durant l’année à venir.
• Proposer des pistes de réflexion et des axes d’amélioration.

Pour le salarié, l’entretien annuel est l’occasion d’avoir un retour sur son travail, de prendre conscience de ses points forts et faiblesses, d’échanger sur des difficultés rencontrées. Mais c’est aussi un moment privilégié pour exprimer à sa hiérarchie ses aspirations : mobilité interne, aménagement des horaires, télétravail, négociation d’une augmentation…

L’entretien est avant tout l’opportunité d’établir un dialogue constructif et profitable à chaque partie prenante.

Est-il obligatoire ?

Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien annuel n’est pas imposé par la loi.

Il est donc facultatif, excepté si la convention collective applicable impose une évaluation des salariés.

Dans ce cas-là, l’employeur a l’obligation de faire passer des entretiens individuels à l’ensemble de ses collaborateurs en respectant les dispositions prévues : périodicité, sujets abordés…

5 conseils pour réussir l’entretien annuel en tant qu’employeur

1. Planifiez le rendez-vous et avertissez le salarié suffisamment à l’avance

Pour que cet entretien d’évaluation soit constructif, il est nécessaire de laisser le temps à chaque partie prenante de le préparer.

Programmez la date et l’heure de ce rendez-vous suffisamment en amont et prévenez le collaborateur concerné au moins une à deux semaines avant, et ce de manière officielle.

2. Préparez cet entretien individuel

Ne négligez pas cette étape ! Elle est essentielle pour réussir à maîtriser le déroulement de l’entretien.

Préparez un système d’évaluation pour faire une synthèse constructive en restant objectif :

• Identifiez les points forts du salarié.
• Listez les axes d’amélioration possibles.
• Faites le bilan des objectifs fixés l’année précédente. Vérifiez s’ils ont été atteints (totalement, partiellement) ou non et quels ont été les freins rencontrés.

Une bonne pratique : transmettez la grille à votre salarié afin qu’il la remplisse de son côté. Le jour de l’entretien, vous pourrez confronter vos appréciations et les analyser afin de trouver un consensus.

Dans le cadre de cette évaluation, l’employeur peut être amené à collecter des données personnelles. Mais il ne peut le faire que si le dispositif a été porté à la connaissance du collaborateur de manière préalable. Si les données sont enregistrées dans un fichier numérique, elles sont protégées par le RGPD (Règlement Général de Protection des Données).

3. Lors de l’entretien annuel du salarié : favorisez le dialogue et les échanges

Le jour J, en tant qu’employeur, vous faites part à votre salarié de vos remarques et conclusions concernant le travail accompli. N’oubliez pas de valoriser les efforts fournis ! Vous lui expliquez clairement les objectifs attendus pour l’année suivante.

Mais pour être profitable à chacun, ne menez pas un monologue ! Vous devez échanger avec votre collaborateur, c’est-à-dire le laisser s’exprimer pour qu’il vous fasse part de son point de vue, de ses attentes (évolution de carrière, augmentation de salaire…). Prenez en compte ses considérations et adoptez une attitude d’écoute.

Grâce à ces échanges, employeur et salarié peuvent se mettre d’accord sur un plan d’action à mener, les futurs objectifs à réaliser… Et ce, afin de répondre aux enjeux de performance de l’entreprise et favoriser l’épanouissement professionnel du collaborateur par une gestion de carrière efficace.

4. Tenez compte de l’évaluation pour apporter des améliorations à la gestion des ressources humaines

L’évaluation lors de l’entretien annuel est terminée, c’est le moment d’agir ! Tenez les engagements pris : mobilité interne, mise à disposition d’un logiciel spécifique…

Les observations menées et les conclusions tirées peuvent justifier de mener des actions d’amélioration : faire évoluer certains collaborateurs, réorganiser les services, accorder des augmentations…

C’est un véritable levier pour maintenir la confiance et la motivation de vos équipes.

5. Rédigez et transmettez un compte-rendu au salarié

Ce n’est pas obligatoire (excepté si la convention collective l’impose).

Mais il est préconisé de remettre un compte-rendu écrit de l’entretien au salarié. Ce dernier n’a pas l’obligation de le signer, notamment s’il ne reflète pas les éléments évoqués lors du rendez-vous. Sans signature, le compte-rendu n’a pas la même valeur.

Il est donc essentiel de veiller à ce que cette synthèse soit pertinente et transparente pour remporter l’adhésion du collaborateur concerné.

Mener un entretien annuel d’évaluation est facultatif. Pourtant, il est vivement conseillé de ne pas négliger ce rendez-vous privilégié entre les salariés et leur supérieur hiérarchique. Bien préparé, il est bénéfique aussi bien pour l’entreprise que pour les collaborateurs concernés.